Kies uit onderstaande opties de omgeving waar u wilt inloggen. Bekijk ook direct het laatste nieuws en onze FAQ’s.
Wilt u bij een bestaande Travelcard de instellingen wijzigen? U kunt geheel online instellen welke producten / diensten er afgerekend mogen worden met de Travelcard. In dit voorbeeld voegen wij de optie voor het reizen in het openbaar Vervoer toe.
Via onze portal is het mogelijk een declaratie in te dienen. Dit is handig wanneer u zelf een transactie heeft voorgeschoten bijvoorbeeld vanwege een storing op het tankstation of een defecte / verloren tankpas.
Om gebruik te maken van onze portal heeft u een account nodig. Heeft u nog geen berijders account dan kan de beheerder deze voor u aanmaken. Na het indienen van de declaratie word deze ter goedkeuring aangeboden aan de beheerder van het account (het is ook mogelijk de optie voor goedkeuren uit te schakelen). Na goedkeuring verwerken wij de transactie en crediteren wij u het bedrag.
Let op: het is alleen mogelijk producten te declareren die zijn toegestaan om af te rekenen met uw tankpas. U kunt dus geen transacties buiten Nederland declareren wanneer u geen Europese of Benelux tankpas heeft.
Wanneer u een account heeft volg dan de volgende stappen om een declaratie in te dienen.
Stap 1:
Navigeer binnen de portal naar ‘Declaratie indienen’.
Stap 2:
Vul uw persoonlijke gegevens in. Deze gegevens hebben wij nodig om de transactie correct te verwerken en het bedrag naar u uit te keren.
Stap 3:
U kunt nu de transactiedetails invullen. Indien u een bon heeft met meerdere transacties (bijvoorbeeld benzine en olie) dan kunt u deze tegelijk aangeven. Zorg ervoor dat de declaratie gelijk is aan de bon die u indient. Heeft u meerdere declaraties? Dien deze dan apart van elkaar in. Het is verplicht om een kopie van de bon aan te leveren. Dit kan een scan of een foto zijn. Alle gangbare bestandsformaten worden ondersteund. In onderstaand voorbeeld hebben wij een declaratie ingediend voor een tanktransactie. Na het indienen van de declaratie bieden wij deze ter goedkeuring aan, aan de beheerder van het account.
Status declaratie bekijken
De ingediende declaraties kunt u bekijken in het declaratie overzicht. U ziet dan per declaratie of deze is is goedgekeurd en verwerkt.
Een tankpas aanvragen doet u in enkele gemakkelijke stappen via onze portal. In deze tutorial lichten wij de verschillende opties tijdens het bestellen toe.
In dit voorbeeld gaan wij uit van een account dat alle mogelijke tankpassen kan bestellen. Indien u bepaalde opties niet heeft kan het zijn dat deze niet zijn geactiveerd voor uw account. Neem dan contact met ons op om deze alsnog te activeren.
Navigeer binnen onze portal naar:
Pas bestellen
Kenteken
Vul het kenteken van het voertuig in. Door vervolgens op de knop ‘voertuiggegevens ophalen’ te klikken worden het model en type automatisch toegevoegd. Deze gegevens kunnen later gebruikt worden in rapportages.
Wilt u liever een fictief kenteken invullen dan kan dit, u kunt de foutmelding die u krijgt bij het ophalen van de voertuiggegevens negeren.
Pas type
U kunt kiezen voor een Nederlandse of Europese tankpas eventueel met laadfunctionaliteit.
Landrestricties
Wanneer u gekozen heeft voor een Nederlandse tankpas kunt u ervoor kiezen om deze wel toegang te geven tot tanklocaties in België en Luxemburg.
Pasgroep
U kunt groepen aanmaken en hier passen aan toevoegen. Deze worden gebruikt voor rapportagemogelijkheden.
Aankoopcategorie
Deze staat default op alle producten, u kunt deze later wijzigen.
Startdatum
Wilt u dat de tankpas later geactiveerd wordt? Geen probleem, kies de datum naar voorkeur. Kiest u geen datum dan is de tankpas direct te gebruiken wanneer u deze ontvangt.
Naam op pas
Kies een naam die op de pas weergegeven wordt.
Referentie
U kunt een vrije omschrijving toevoegen aan de pas. Deze kunt u later ook wijzigen. De referentie wordt worden in de rapportages.
Bestedingsprofiel
Deze staat standaard al ingevuld op ‘Default country restrictions’. U kunt in het menu ‘ bestedingsprofielen’ extra profielen aanmaken. Bijvoorbeeld een profiel met aangepaste limieten, of een tankpas die alleen doordeweeks gebruikt mag worden.
Pincode
U kunt zelf een pincode kiezen. Indien u niets kiest genereren wij een pincode. De pincode wordt in dit geval per post toegestuurd. Wilt u direct gebruik kunnen maken van de tankpas kies dan zelf een pincode.
Toegestane brandstoffen
U kunt ervoor kiezen om bijvoorbeeld alleen benzine toe te staan.
Toegestane producten
Kies de overige producten / diensten die gebruikt mogen worden.
Diensten
U kunt ervoor kiezen om bijvoorbeeld Pechhulp toe te voegen.
Als u alle velden heeft gevuld dan klikt u op de button ‘toevoegen’. U ziet nu dat de tankpas in uw ‘winkelmand’ zit. U kunt nog extra passen toevoegen. Wanneer u klaar bent klikt u op ‘Plaats bestelling’.
Wanneer u de tankpas voor 13:00 bestelt, verwerken wij deze dezelfde dag nog.
De levertijd van een tankpas Nederland bedraagt 1 werkdag.
De levertijd van een tankpas Europa bedraagt 2 werkdagen.
Wilt u gebruikers toevoegen aan de portal? Bijvoorbeeld om een pashouder de mogelijkheid te geven tot het indienen van een declaratie. Volg dan onderstaande instructie.
Stap 1:
Navigeer binnen onze portal naar ‘Beheer gebruikers’.
Stap 2:
Kies voor de optie ‘Gebruiker toevoegen’ om een nieuwe gebruiker aan te maken.
Stap 3:
Vul alle gegevens in voor de nieuwe gebruiker. U kunt zelf alle gegevens bepalen. De nieuwe gebruiker ontvangt alle gegevens per email en kan deze later wijzigen indien gewenst. Onderaan de pagina treft u de optie om de gebruiker definitief aan te maken.
Let op: Indien u een gebruiker wilt aanmaken die alleen mag declareren zorg dan dat alle overige opties zijn uitgevinkt.
Indien u een factuur wilt opvragen kunt u dit doen via onze portal. Een factuur is als .PDF of als Excel bestand te downloaden.
Stap 1
Stap 2
Selecteer de periode waarover de facturen wilt inzien. U kunt er ook voor kiezen alleen openstaande facturen te tonen.
Stap 3
Door op het ‘+’ teken te klikken ziet u de details van de factuur. U kunt de factuur vervolgens downloaden in .PDF of Excel formaat.
Indien u een tankpas wilt blokkeren bijvoorbeeld omdat deze verloren of gestolen is dan kunt u dit doen via onze portal. Wanneer een tankpas geblokkeerd is kan dit niet ongedaan gemaakt worden, tenzij u kiest voor een tijdelijke blokkade.
Navigeer binnen onze portal naar:
Passen overzicht.
Met de zoekfunctie kunt u de tankpas opzoeken die u wilt blokkeren.
Wanneer u de tankpas heeft gevonden, kiest u via de menuknop naast het kenteken voor ‘Passtatus wijzigen’.
U kunt nu de pas blokkeren. Wanneer u geen datum ingeeft wordt de tankpas direct geblokkeerd. Een blokkade kan niet ongedaan gemaakt worden. Wilt u de tankpas tijdelijk blokkeren selecter dan de optie ‘tijdelijk blokkade’.
Indien u een pincode wilt opvragen dan kunt u dit doen via onze portal. Na het opvragen van de pincode wordt deze binnen èèn werkdag per post verzonden.
Stap 1
Navigeer binnen de portal naar het passen overzicht.
Stap 2
U kunt via de verschillende zoekfuncties de desbetreffende tankpas opzoeken. Wanneer u niets invult worden alle tankpassen getoond.
Stap 3
Naast het kenteken bevind zich een menuknop, kies hier voor ‘pinbrief opvragen’.
Stap 4
Bevestig dat u de pincode wilt opvragen. Uw verzoek wordt binnen èèn werkdag verwerkt.
Het is mogelijk om zelf rapportages in te plannen. Bijvoorbeeld een maandelijks overzicht van alle transacties of actieve tankpassen. De rapportages worden per mail verzonden. In dit voorbeeld plannen we een maandelijkse rapportage van actieve tankpassen.
Navigeer binnen onze portal naar:
Mijn rapporten
Om een nieuwe rapportage in te plannen kies je eerst voor tab ‘Ingeplande rapportages’ en dan voor ‘Nieuwe rapportage inplannen’.
Rapportage pakket
Kies altijd voor ‘mijn rapportages’.
Rapportage periode
Selecteer over welke periode deze rapportage dient te gaan. In dit voorbeeld kiezen wij voor een maandelijkse variant.
Frequentie
De frequentie is altijd gelijk aan de rapportage periode.
Omschrijving
Kies een omschrijving naar voorkeur.
Start-en einddatum
Hoe lang wilt u de rapportage ontvangen? Indien hier geen einddatum gekozen is dan zal de rapportage altijd gegenereerd worden tenzij deze handmatig stopgezet wordt.
Rapportages
Hier kiest u de rapportage(s) naar voorkeur. Op dit moment kunt u kiezen voor de volgende rapportages:
Output format
Kies hier in welke bestandsformaat u de rapportage wenst te ontvangen. Nadat deze gekozen is kiest u voor ‘rapportage toevoegen’. Het is mogeljk meerdere rapportages in een keer toe te voegen.
Contactpersonen
U dient altijd een contactpersoon toe te voegen. Dit is de persoon die de rapportage per e-mail zal ontvangen. Indien u nog geen contactpersonen heeft dan kunt u dit via ‘beheer – contactgegevens beheren’ toevoegen.
Rapportage inplannen
Plan de rapportage in volgens uw voorkeuren. Nadat de rapportage is ingepland wordt deze onder het tabblad ‘ingeplande rapportages’ zichtbaar. U kunt de ingeplande rapportage later wijzigen of verwijderen.
Wanneer u een tankpas wilt beeindigen maakt u gebruik van onze portal. Wanneer u een nieuw kenteken heeft beëindig dan de oude tankpas en vraag een nieuwe tankpas aan. Bekijk hiervoor onze handleiding: nieuwe tankpas aanvragen.
Navigeer binnen onze portal naar:
Passen overzicht.
Gebruik de zoekvelden om te zoeken, vult u niet in dan krijgt u een overzicht met alle tankpassen.
Wij adviseren om in ieder geval de optie ‘pas status’ op actief te zetten.
Geef de tankpas een nieuwe status ‘ Geannuleerd’ en klik op ‘opslaan’.
Tip: U kunt een tankpas ook in de toekomst beëindigen. Kiest bijvoorbeeld een datum een enkele dagen in de toekomst en vraag direct een nieuwe tankpas aan. Zo weet u zeker dat er altijd een actieve tankpas beschikbaar is. Een nieuwe tankpas verzenden wij binnen 1 – 2 werkdagen.
U kunt via de portal transacties raadplegen. U kunt bijvoorbeeld zoeken op transacties per kenteken, per land of per brandstofsoort. U kunt per transactie alle details inzien en de transacties zijn te exporteren naar Excel.
Navigeer binnen onze portal naar:
Transacties
Kies aan de hand van de filters welke resultaten u wilt zien. U kunt bijvoorbeeld filteren op periode, land en kenteken. U kunt de zoekresultaten exporteren door op het Excel logo te klikken.
U kunt alle details van een transactie bekijken door deze aan te klikken.
In onderstaand voorbeeld ziet u de details van een transactie. (Indien er een foutieve kilometerstand is ingevoerd kunt u deze corrigeren)
