Bedrijven hebben nu te maken met technologische vooruitgang en digitalisering. Een aanpassing die nodig is om competitief te blijven en te voldoen aan de eisen van verschillende klanten en partners. Ook voor bedrijven binnen de brandstofsector is het van belang een digitale transformatie door te voeren, met als een van de voordelen de introductie van de tankpas.
Digitale transformatie verwijst naar het proces waarbij een bedrijf digitale technologieën integreert in zijn dagelijkse activiteiten. Het probeert in een gemeenschappelijke behoefte te voorzien: dat het bedrijf concurrerend blijft en weet hoe het snel en efficiënt moet evolueren om te voorkomen dat zijn concurrenten hem inhalen. Of het nu gaat om het dematerialiseren van documenten, het creëren van elektronische handtekeningen of het beheren van personeelskosten met digitale tools.
Door deze nieuwe digitale tools in het bedrijf te integreren, kunnen ook andere essentiële doelstellingen worden bereikt. Bijvoorbeeld het aanpassen en voldoen aan de verwachtingen van klanten en partners, een breder en beter ontwikkeld dienstenaanbod en optimaal gebruikmaken van gegevens om te anticiperen op veranderingen in het bedrijfsleven.
De brandstofdistributiesector heeft de afgelopen jaren een eigen digitale transformatie doorgemaakt. Enerzijds dankzij interventies van de wetgever die digitalisering zag als een effectief instrument om belastingontduiking en illegaliteit te bestrijden, anderzijds gedreven door de nieuwe behoeften op het gebied van het digitale perspectief van consumenten: zij vragen om betaalmethoden te gebruiken die al in andere sectoren beschikbaar zijn voor de aankoop van brandstoffen.
In een realiteit als die van tankstations, waar een essentieel deel van de aankopen contant wordt betaald, is het precies op de digitalisering van het betalingsverkeer waarop de sectoroperatoren de komende jaren hun spel zullen spelen. Degenen die deze transformatie kunnen sturen door zich open te stellen voor het groeiende fenomeen van digitaal betalen (waarbij mobiele betalingen opvallen), kunnen een welvarende toekomst voor hun bedrijf garanderen.
Een van de vele voorbeelden: tankpassen, dit is een betalingstool waarmee jouw werknemers onder andere de brandstof en reiskosten kunnen betalen. Alle reiskosten van jouw werknemers worden per maand op een factuur verzameld. Voor de elektrische fleet is er ook de laadpas waarmee de elektrische auto kan worden opgeladen bij alle laadpalen binnen Europa.
De tank- en laadpas van Travelcard vermindert niet alleen de technologische complexiteit, maar verlaagt ook de administratieve kosten. Bovendien stelt het je in staat om de tankpassen helemaal naar wens in te stellen. Dit betekent bijvoorbeeld dat er niet op de snelweg getankt kan worden of dat je alleen bij onbemande tankstations kan tanken.
Wat verandert er dan voor bedrijven en freelancers? Sinds de komst van elektronische facturen wordt er alleen nog digitaal betaald, maar dit is een voordeel voor ondernemers, fleet, finance en HR managers omdat alle kosten op een factuur staan en werknemers niet maandelijks hoeven te declareren. Met de digitale facturen kan de btw makkelijk worden teruggevorderd.
De tankpas is een betaaltool met veel voordelen. Ten eerste zijn er minder papieren documenten om in te vullen of te bewaren. Het organiseren van de documentatie voor btw-recuperatie wordt ook eenvoudiger. Sterker nog, dankzij het kaartoverzicht heb je altijd zicht op alle verplaatsingen en aankoopgegevens. Hierdoor verlopen de administratieve en boekhoudkundige processen sneller en nauwkeuriger en worden transcriptiefouten tot een minimum beperkt.
Bovendien kunnen alle uitgaven op elk moment in detail worden gecontroleerd, aangezien elke transactie wordt geregistreerd met behulp van de tank- of laadpassen. Dit heeft een bijkomend voordeel op het gebied van human resources: het is gemakkelijker eventuele inefficiëntie van medewerkers te identificeren en te verhelpen.
Elke tankpas is beveiligd met een geheime pincode, zodat een vreemde deze niet kan gebruiken. Ook kan er een bestedingslimiet worden ingesteld, zodat de bestedingsbudget niet wordt overschrijdt en er niet meer wordt uitgegeven dan verwacht. Elke kaart kan aangepast worden aan de gebruiker, zoals alleen tanken en ook de mogelijkheid om klein onderhoud af te rekenen. Dit stelt je in staat altijd te weten wat er met het geld van het bedrijf wordt gekocht.
Dankzij het gebruik van tankkaarten heb je uiteindelijk altijd een nauwkeurig beeld van de boekhoudkundige situatie, omdat je toegang hebt tot de lijst met uitgevoerde activiteiten en gemaakte kosten. Het zal gemakkelijker zijn om te begrijpen hoe bedrijfsvoertuigen worden gebruikt en als er afwijkingen of inefficiënties worden gevonden, is het eenvoudiger deze te identificeren en op te lossen, bijvoorbeeld door beter onderhoud van voertuigen en het opleidenvan chauffeurs.
Een ander voordeel dat de tankkaart biedt is de veiligheid. Zo hoeven medewerkers geen contant geld meer bij zich te hebben, waardoor grote risico’s worden vermeden. Werkgevers zullen er ook zeker van zijn dat werknemers geen ongepaste aankopen doen met de tankkaart omdat de wagenparkbeheerder alles geheel aan kan passen naar wens en omdat alle aankopen worden geregistreerd. Het gebruik van een tankpas is daarom een uitstekende oplossing. Deze betaalmethode is eenvoudig, handig en geeft je de mogelijkheid om je bedrijfskosten veilig te beheren.
Voor grotere bedrijven zijn tank- of laadpassen een hulpmiddel om het betaalproces te consolideren en te optimaliseren, onder meer door de gecentraliseerde facturering. In kleine bedrijven is het beheer van onkostendeclaraties vaak geen probleem en chauffeurs weten over het algemeen hoe ze het tankgedrag moeten optimaliseren. Toch bieden tank- en laadpassen ook voor hen vele voordelen, zoals de mogelijkheid tot het opmaken van eenvoudige rapportages en geautomatiseerde facturen.
Elk bedrijf kan één of meerdere passen krijgen naargelang de behoefte. Wellicht zien de kleinere bedrijven het nut van een tank- of laadpas nog niet helemaal in omdat het wagenpark beperkt is, maar het gebruik van de passen biedt echter voordelen voor bedrijven, ongeacht hun grootte, vooral op het gebied van beheer en administratieve aspecten.
Een tankpas is een betalingsmethode waarmee je het brandstofverbruik van het bedrijf fiscaal gemakkelijker kunt betalen, beheren en controleren. Met de tankpas kun je de bedrijfsvloot op een volledig gepersonaliseerde manier controleren en beheren. Deze tool kan onder meer worden gebruikt voor de aankoop van brandstof en smeermiddelen.
Er zijn tankkaarten van één merk, waarmee alleen kan worden getankt bij tankstations van het op de kaart aangegeven merk, kaarten die in meerdere aangesloten circuits kunnen worden gebruikt en universele kaarten die kunnen worden gebruikt bij alle distributeurs.
Meer weten over de vele voordelen van Travelcard of gelijk een aanvraag doen? Ga gerust naar onze aanvragen pagina en je wordt binnen de kortste keren geholpen!