Complete gids voor het beheer van grote wagenparken

Er zijn verschillende grote klassen van autovloten in bedrijven, afhankelijk van de sector waarin ze actief zijn en hun grootte. Bovendien kunnen binnen hetzelfde bedrijf verschillende soorten wagenparken naast elkaar bestaan:

• vloot van dienst- en dienstvoertuigen, met gebruik door werknemer, vaak eenvoudige personenauto’s en lichte bedrijfswagens;
• vloot van vrachtwagens, touringcars enz., specifiek voor bepaalde activiteitensectoren zoals leveringen en toerisme;
• uitrustingsvloot.

Neem het voorbeeld van een thuisreparatiebedrijf dat de hele dag voertuigen moet gebruiken of een bedrijf dat leveringen op korte afstand doet. Om de kosten beter te beheersen en de ritten en schema’s van hun chauffeurs, reparateurs en bezorgers te optimaliseren, moeten ze een efficiënt wagenpark beheer opzetten. Op grotere schaal plaatsen wegtransportbedrijven dit bovenaan hun organisatie, omdat het hun core business is. Het heeft dus een directe impact op hun omzet.

Het bezitten van een fleet is essentieel voor veel bedrijven, in een breed scala van activiteiten. Vaak is dit een zeer belangrijke financiële post voor een onderneming, ongeacht de omvang ervan. Bij grote bedrijven vindt fleet management plaats binnen een gespecialiseerde afdeling. Het kan ook de enige taak zijn van een wagenparkbeheerder, die soms deel uitmaakt van verschillende afdelingen. Om het wagenpark beheer te optimaliseren, moet de beheerder een grondige kennis hebben van de werking van zijn wagenpark. Op deze manier kan hij de kostenposten identificeren die hij moet herzien, optimaliseren en monitoren om financiële overschrijdingen te voorkomen.

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kan het de voorkeur verdienen om het wagenparkbeheer uit te besteden. Het beheer van je autovloot toevertrouwen aan een extern bedrijf heet fleet management. Dat geldt voor een wagenpark van klassieke of elektrische bedrijfswagens, maar ook voor een vloot van vrachtwagens, bedrijfswagens of zelfs bouwmachines. Deze bedrijven vervullen dezelfde functies als een dagelijkse wagenparkbeheerder. Het verzorgen van alle aspecten van een fleet is echter ook erg belangrijk in het midden- en kleinbedrijf. In dit geval wordt deze taak toevertrouwd aan een werknemer.

De aanschaf van professionele voertuigen vormt een belangrijk onderdeel van het budget van een vloot. Als eerste uitgavenpost moet worden nagedacht over de keuze van de te kopen voertuigen, zowel voor aankoop als voor verhuur. Bij deze redenering wordt rekening gehouden met de volgende drie criteria:

• de betrouwbaarheid van het voertuig;
• gemiddeld brandstofverbruik;
• de hoogte van de CO2-uitstoot.

Door een betrouwbaar en zuinig voertuig te kiezen, kan de wagenparkbeheerder het budget voor deze twee uitgavenposten verminderen. Bovendien zal een voertuig dat weinig koolstofdioxide in de lucht uitstoot een positief effect hebben op fiscaal vlak en op het vlak van eigendomskosten.

Brandstof vertegenwoordigt tussen 15 en 20% van de dagelijkse uitgaven van het wagenpark. Afhankelijk van de keuze van de voertuigen kan het brandstofverbruik van auto tot auto variëren. Daarnaast is regelmatige vernieuwing van de voertuigen een factor in het verlagen van de brandstofkosten, aangezien een voertuig van de nieuwste generatie betere prestaties biedt op het gebied van brandstofverbruik. Ook het weggedrag van medewerkers heeft een impact op dit budget.

Er zijn talrijke manieren om het brandstofverbruik van de verschillende voertuigen in een wagenpark nauwkeurig te monitoren. Een belangrijk hulpmiddel is de tankpas of laadpas. Dit is een betaalmiddel dat wordt gebruikt om te betalen voor diensten bij benzinestations. In principe kan de tankpas worden beschouwd als een bankkaart waarvan de betalingen beperkt zijn tot aankopen in stations.

In grote bedrijven is het een tool die steeds vaker wordt gebruikt. De diensten die een laadpas biedt zijn talrijk:
• brandstof nemen;
• reiskosten betalen;
• de tol- en weegstations passeren;
• shoppen in een aantal winkels;
• onderhoud van vervoermiddelen.

Door een tankpas aan te schaffen of deze aan al zijn medewerkers aan te bieden, stelt een bedrijf hen in staat om te profiteren van de vele voordelen die eraan verbonden zijn. Het varieert van financiële controle tot snelheid van dienstverlening. Allereerst geeft een laadpas je de mogelijkheid om in één keer je brandstofrekening te beheren. Dit heeft onvermijdelijk gevolgen voor de kosten van de verlaagde btw. Dan geef je niet zoveel uit aan benzine als voorheen.

Ten tweede begrijp je wat je consumeert. De factuur is dus na een aantal dagen beschikbaar. Je weet hoeveel je verbruikt en je kunt eventueel je voertuigtaak opnieuw bekijken om meer te besparen. Een ander economisch voordeel is de verlaging van de benzinekosten door de prijs. Sommige aangesloten stations verlagen de prijs voor houders van een tankpas. Daarnaast kun je als ondernemer het benzineverbruik en rijgedrag van je medewerkers nauwlettend in de gaten houden en kun je de kosten beperken.

Wagenparkbeheer omvat het beheren en analyseren van alle menselijke en financiële handelingen met betrekking tot de vloot van het bedrijf:

• Alle kosten die worden gemaakt door het gebruik van een voertuig: verzekering, kentekenbewijs, brandstof, tolgelden, huur, onderhoud, enz.;
• Beheer van dienstregelingen, routes;
• Voertuig volgen;
• Het onvoorziene opvangen, bijvoorbeeld ongevallen en boetes;
• Belasting van voertuigen en hun gebruik door chauffeurs.

Het geoptimaliseerde beheer maakt het vanwege de relevante informatie die het levert mogelijk om kosten te beheersen en tijd te besparen.

Er zijn vijf essentiële hefbomen voor het optimaliseren van je autovloot:
• de financiering en de keuze van geschikte voertuigen,
• de beheersing van het brandstofbudget,
• de beheersing van de onderhoudskosten,
• de bewustmaking van de medewerkers
• de beperking van het aantal leveranciers.

Het onderhoud van professionele voertuigen vertegenwoordigt een aanzienlijke kostenpost in het totale budget van het wagenpark. Het regelmatig en rigoureus onderhouden van je fleet van professionele voertuigen biedt de volgende voordelen:

• Verbeterde levensduur van het voertuig,
• Maximalisatie van de restwaarde van het voertuig,
• Gegarandeerde veiligheid van chauffeurs tijdens hun reizen.

Het halen van onderhoudsdeadlines zal de wagenparkbeheerder belonen met een beter beheer van directe en indirecte kosten. Bovendien kan hij onderhoud en technische interventies beter inplannen en extra onderhoudskosten vermijden.

Bewustwording van bestuurders over het onderhoud van hun voertuig

Net zo belangrijk als het onderhoud en onderhoud van voertuigen, wordt bij het wagenpark beheer rekening gehouden met de houding van de werknemer ten opzichte van zijn bedrijfswagen. Deze houding van welwillendheid houdt in feite in dat het voertuig in goede staat wordt gehouden. Elke bestuurder van het bedrijf moet immers voor zijn bedrijfswagen zorgen. De wagenparkbeheerder moet een sensibiliseringstraining verzorgen voor de werknemers om hen te trainen in de regelmatige controle van het motorpeil (olie, remmen, koelvloeistof en ruitensproeiervloeistof) alsook een maandelijkse controle van de luchtdruk, de wielen van het voertuig en de staat van de banden.

Afhankelijk van de grootte van het wagenpark kan de beheerder een beroep doen op meer of minder leveranciers. Om het beheer van een wagenpark te verbeteren, is het aan te raden het aantal leveranciers aan het bedrijf te verminderen en je te beperken tot enkele in bijvoorbeeld de volgende gebieden: dealers, leasemaatschappijen, tankwagen-, service- en onderhoudsspecialisten voertuigen, bandenspecialisten, verzekeringsmaatschappijen, enz.

Door je volledige fleet toe te vertrouwen aan zorgvuldig geselecteerde leveranciers, zullen ze je gemakkelijker voordelige tarieven aanbieden die rechtstreeks van invloed zijn op de financiën van het bedrijf. Dankzij fleet management kan de wagenparkbeheerder voortaan ook wijzigingen aanbrengen in de verschillende uitgavenposten en hun prestaties op lange termijn behouden.