Wanneer je voor jouw onderneming een auto nodig hebt, kun je deze op naam van de zaak zetten. Echter, je kunt hiervoor ook je privé auto gebruiken. Welke vorm fiscaal het voordeligst is, hangt af van diverse factoren. Denk hierbij aan bijtelling, BTW en inkomstenbelasting. Wat voordelig is, verschilt ook per onderneming en waar de auto precies voor gebruikt wordt op zakelijk gebied. In dit artikel kom je erachter wat de verschillen zijn tussen een eigen auto en bedrijfswagen voor zakelijk gebruik en hoe het zit met een zakelijke elektrische auto.
Wanneer je een auto voor zakelijk gebruik wilt aanschaffen, kan dit zowel privé als op naam van je bedrijf. Deze keuze heeft een fiscaal verschil. Wanneer je een zakelijke auto koopt, staat de auto op naam van jouw onderneming en het behoort zodoende tot het vermogen van de onderneming. Wanneer je daarentegen een privé auto zakelijk gebruikt, staat de auto op je eigen naam. Hierbij behoort het voertuig tot jouw privé vermogen.
De keuze die je maakt, is van invloed op de manier van kostenverwerking in je administratie. Zowel voor de inkomstenbelasting als voor de BTW moet je bepalen bij welk vermogen de auto hoort. Dit kan overigens niet zomaar teruggedraaid worden, waardoor het belangrijk is hier van tevoren goed over na te denken.
De eerste optie is het aanschaffen van een zakelijke auto die op naam staat van je bedrijf. Hier kun je enkel zakelijk mee rijden, waardoor alle kosten geboekt kunnen worden als zakelijke kosten. De brandstof, BTW, motorrijtuigenbelasting, onderhoudskosten, parkeerkosten en de verzekering mogen tevens afgetrokken worden. Het is immers een bedrijfsmiddel. Dit is een handige optie voor mensen die nog een privé auto hebben en hier de boodschappen mee halen en mee op vakantie gaan.
Een auto aanschaffen op naam van de zaak betekent niet dat je het helemaal niet voor privé doeleinden kunt gebruiken. Wanneer je het voertuig niet alleen voor zakelijk gebruik inzet, krijg je te maken met bijtelling.
Bijtelling is een bepaald bedrag dat bovenop de inkomsten komt in het geval dat een zakelijke auto voor privé doeleinden wordt gebruikt. Als regel geldt dat je geen bijtelling hebt wanneer je onder de 500 kilometers privé rijdt per jaar. Wanneer je dit overschrijdt, moet je een percentage van de nieuwwaarde van je auto bij je inkomen optellen. Hier moet je vervolgens belasting overheen betalen. Het bedrag dat als bijtelling gerekend wordt, is nooit hoger dan de totale kosten van de auto.
Hoe hoog de bijtelling is, hangt af van de CO2-uitstoot, de hoogte van je inkomen, het jaar waarin het kenteken is afgegeven en de waarde van de auto. Wanneer je in een auto op benzine of diesel rijdt, geldt in 2021 een bijtellingspercentage van 22 procent. Een elektrische auto kent een percentage van 12 procent aan bijtelling tot een drempelbedrag van 40.000 euro. Daarboven betaal je eveneens 22 procent.
Om aan te tonen dat je minder dan 500 kilometers per jaar privé rijdt met een zakelijke auto moet je een rittenregistratie bijhouden. Hiermee kun je in je administratie het aantal privé gereden kilometers verantwoorden. In de rittenregistratie vermeld je het merk, type en kenteken van je auto, waarnaast je de periode van gebruik en de ritgegevens moet aangeven. Dit moet op datum nauwkeurig gebeuren, waarbij de begin- en eindstand van de kilometerteller genoteerd moeten worden en het vertrek- en aankosmtadres. Ook de gereden route moet verklaard kunnen worden. Je kunt dit handmatig in Excel bijhouden, maar er zijn ook telematica oplossingen.
Voor enkel zakelijk gebruik kun je de BTW aftrekken van de te betalen omzetbelasting van je onderneming. Hierbij moet je wel voor je eigen onderneming BTW rekenen. Wanneer je je zakelijke auto voor privé doeleinden gebruikt, moet je daar wel BTW over betalen. Dit bedrag kun je op twee manieren bepalen. Je kunt ten eerste een kilometerregistratie bijhouden, waarmee je via de Belastingdienst de BTW kunt berekenen. Daarnaast kun je ook 2,7 procent over de cataloguswaarde van de auto, inclusief BTW en BPM (Belasting van Personenauto’s en Motorrijwielen), rekenen.
Je kunt er echter ook voor kiezen om een auto aan te schaffen op je eigen naam, waardoor het onderdeel wordt van je privé vermogen. Je mag dan geen BTW aftrekken bij de aankoop en de onderhouds- en reparatiekosten mag je alleen aftrekken voor zover de auto zakelijk gebruikt wordt. Dit moet allemaal verrekend worden in de administratie en het is belangrijk dit goed bij te houden. Bij een eigen auto voor zakelijk gebruik heb je twee opties.
Wanneer je je eigen auto voor zakelijk gebruik inzet, mag je de zakelijk gereden kilometers declareren bij jouw onderneming. Het is wel noodzaak hiervan goed de administratie bij te houden, waarin je deze kilometers precies vastlegt. Dit moet je namelijk te alle tijden kunnen verantwoorden. De zakelijke kilometers mag je met 0,19 cent vermenigvuldigen en eens per jaar wegboeken als privé kilometers. De kosten die je voor je auto maakt, zoals voor brandstof, BTW, motorrijtuigenbelasting, onderhoudskosten, parkeerkosten en de verzekering zijn niet aftrekbaar van de winst.
Wanneer je geen gebruikmaakt van een kilometeradministratie maak je geen gebruik van de aftrekpost. Hierbij mag je alle BTW over het gebruik en onderhoud van de auto aftrekken. Aan het einde van het jaar moet je de afgetrokken BTW corrigeren door het privé gebruik van de auto. Hierbij moet je 1,5 procent van de catalogusprijs, inclusief BTW en BPM, aangeven als verschuldigde BTW. Deze tweede optie is lastiger uit te voeren dan wel gebruikmaken van een kilometerregistratie, vanwege de extra administratieve last.
Zoals al eerder naar voren is gekomen, heeft een elektrische auto een voordeliger bijtellingspercentage dan een auto op benzine of diesel. Dit maakt een zakelijke elektrische auto een aantrekkelijke optie. Wanneer je een elektrische auto op naam van de zaak zet, kun je profiteren van een aantal fiscale opties. Allereerst is er sprake van een lagere bijtelling voor privé kilometers. Daarnaast hoef je op dit moment geen BPM en MRB te betalen voor een elektrische auto. Een ander voordeel zijn de MIA (Milieu Investeringsaftrek) en VAMIL (Willekeurige afschrijving milieu-investeringen) waar je gebruik van kunt maken. Ook zijn er gemeenten die extra subsidies voor elektrische auto’s geven. Tot slot mag je BTW aftrekken.
Een elektrische auto op je eigen naam betekent dat je kunt profiteren van een nieuwe regeling. Je kunt namelijk een subsidie aanvragen voor de aankoop van een elektrische auto met een cataloguswaarde van 12.000 tot 45.000 euro. Hierbij moet de actieradius minimaal 120 kilometer zijn. Je krijgt in dit geval 4000 euro voor een nieuwe auto en 2000 voor een tweedehands model.
Voor een zakelijke auto is een tankpas of laadpas een voordelige optie. Met de tankpas van Travelcard kun je tanken, laden en van andere services gebruikmaken, waarbij je een maandelijkse overzichtelijke factuur krijgt. Dit is voordelig voor je administratie en voor je veiligheid, aangezien de kaarten online beheerd worden met een toegangscode. Daarnaast kun je met de laadpas van Travelcard terecht bij ruim 200.000 laadpunten in heel Europa. Zo wordt zakelijk rijden, of dat nou met een eigen auto of een bedrijfswagen is, een stuk makkelijker.